「せっかく作った動画や資料が、容量オーバーで送れない」「メールで何度も分割して送るのが手間」と感じたことはありませんか？
そんな時の強い味方が「クラウドストレージ」です。インターネット上の専用スペースにデータを保存し、その「場所」を共有することで、どんなに大きなファイルもスムーズに相手へ届けることができます。
この記事では、代表的なサービスの選び方から、安全に使いこなすための具体的な手順、そして情報漏洩を防ぐための設定のコツを詳しく解説します。
なぜメール添付ではなくクラウドストレージなのか？
これまで当たり前だったメールへのファイル添付ですが、現在ではクラウドストレージを利用する方法が主流となっています。それには明確な理由があります。
1. メールの容量制限を気にしなくて済む
多くのメールサービスでは、1回に送れる容量が20MB〜25MB程度に制限されています。高画質な写真や数分の動画、図解の多いプレゼン資料は、すぐにこの制限を超えてしまいます。
クラウドストレージなら、数GB（ギガバイト）単位の巨大なデータも、制限を気にせずスマートに共有できます。
2. 送信後の「取り消し」が可能
一度送ったメールは取り戻せませんが、クラウドストレージなら共有設定をオフにするだけで、相手からのアクセスを即座に遮断できます。
「送り先を間違えた」「古いバージョンの資料を送ってしまった」という時でも、後から柔軟に対応できるのが大きな強みです。
3. 強固なセキュリティと暗号化
メールの添付ファイルは、通信経路で盗み見られるリスクがゼロではありません。
クラウドストレージは、データ自体が強力に暗号化されていることが多く、指定した相手だけがアクセスできる「鍵」を渡す仕組みのため、安全性が格段に高まります。
迷ったらこれ！おすすめのクラウドストレージ3選
世の中には多くのサービスがありますが、まずは信頼性と使いやすさのバランスが良い以下の3つから選ぶのが賢明です。
1. OneDrive（ワンドライブ）
選ぶべき理由：Windowsユーザーとの相性が抜群だから
Microsoftが提供しており、Windows PCに標準で組み込まれています。WordやExcelをそのままオンラインで共有・同時編集できるため、仕事での利用に最も適しています。
2. Google ドライブ
選ぶべき理由：スマホやGmailとの連携がスムーズだから
Androidスマホを利用している方や、Gmailをメインに使っている方には最適です。保存容量が大きく、ブラウザ上での操作が直感的で分かりやすいため、プライベートから仕事まで幅広くカバーできます。
3. iCloud Drive
選ぶべき理由：iPhoneやMacユーザーにとって手間がないから
Apple製品を使っているなら、設定不要ですぐに使い始められます。写真や書類の同期が自動で行われるため、特別な操作を意識せずに「いつもの感覚」で共有が可能です。
失敗しない！大きなファイルを共有する3ステップ
どのサービスでも、基本的な流れは共通しています。
ステップ1：ファイルをアップロードする
クラウドストレージの画面に、送りたいファイルをマウスで引きずって（ドラッグ＆ドロップ）移動させます。インターネット上にデータが保存されるまで、数十秒〜数分待ちます。
ステップ2：共有リンク（URL）を作成する
アップロードしたファイルを右クリックし、「共有」または「リンクをコピー」を選択します。これが、データの「保管場所」を示す住所になります。
ステップ3：アクセス権限を細かく設定する
ここが最も重要です。
- 「閲覧のみ」にする：相手に中身を書き換えられたくない場合。
- 「編集可能」にする：一緒に資料を作り上げたい場合。
- 「期限付き」にする：1週間だけ見られるようにするなど、安全性を高めたい場合。
設定が終わったら、コピーしたURLをメールやチャットで相手に送るだけで完了です。
安全性をさらに高めるための運用ルール
大きなファイルを扱う際は、以下の2点に気を配るだけで、トラブルのリスクを大きく下げることができます。
- 共有が終わったらリンクを削除する
用件が済んだら、作成した共有リンクを無効にする習慣をつけましょう。いつまでも「誰でも見られる窓口」を開けておかないことが、セキュリティの基本です。 - 2要素認証を設定しておく
万が一パスワードが漏れても、スマホへの通知などでログインをブロックできるよう、サービスの「2要素認証」をオンにしておきましょう。自分の大切なデータを守るための、最も効果的な対策です。
記事のまとめ
- 大きなファイルはメール添付せず、クラウドストレージのURLで共有するのがスマート。
- WindowsならOneDrive、Google派ならGoogleドライブ、Apple派ならiCloudがおすすめ。
- 共有時は「閲覧のみ」などの権限設定を必ず確認し、終わったらリンクを閉じる。
- 暗号化とアクセス管理により、USBメモリの持ち歩きやメール添付よりも安全に送れる。
おすすめ記事
- スマホの写真をパソコンに一瞬で移す方法：クラウド連携のコツ
コメント