ChatGPTを仕事に活用するなら、単に質問するだけでなく、自分の仕事に合わせた役割や回答ルールを設定すると、より使いやすくなります。例えば、
- メールや文章を作成する
- 会議の内容を整理する
- アイデアを出す
- 情報を分かりやすくまとめる
- 資料作成をサポートする
- 業務の手順を整理する
- 文章をチェックする
といった作業を、ChatGPTに手伝ってもらうことができます。
この記事では、仕事をサポートしてくれるChatGPTを「チャッピー」と呼び、仕事用の相談相手・アシスタントとして使うための設定方法を紹介します。
仕事用チャッピーは何ができる？
仕事用のチャッピーを設定すると、ChatGPTを単なる質問や検索のためのツールではなく、仕事をサポートするアシスタントとして利用できます。例えば、次のような使い方があります。
| 用途 | チャッピーへの依頼例 |
| 文章作成 | メールの文章を作って |
| 文章チェック | この文章を分かりやすく修正して |
| アイデア出し | 新しい企画を10個考えて |
| 情報整理 | この内容を箇条書きにして |
| 会議準備 | この会議の論点を整理して |
| 議事録 | このメモを議事録にまとめて |
| 資料作成 | プレゼン資料の構成を考えて |
| 業務改善 | この作業を効率化する方法を考えて |
| 調査 | このテーマについて調べて |
| 相談 | この仕事の進め方について意見を出して |
特に、毎回同じような指示を入力している仕事では、あらかじめ役割や回答方法を決めておくと便利です。
仕事用チャッピーを設定する基本的な方法
仕事用のChatGPTを設定する方法はいくつかあります。
方法1：専用チャットで役割を設定する
仕事専用のチャットを作り、最初に「仕事をサポートするアシスタントとして回答してほしい」と伝える方法です。最も手軽なので、まず試してみたい人にも向いています。
例えば、次のように入力します。
あなたは私の仕事をサポートするアシスタントです。
仕事上の文章作成、情報整理、アイデア出し、調査、資料作成などをサポートしてください。
回答は分かりやすく簡潔にしてください。
事実と推測を区別し、不確かな情報は断定しないでください。
必要に応じて箇条書きや表を使って整理してください。
これだけでも、通常の質問とは少し違った「仕事を手伝ってくれるチャッピー」として使いやすくなります。また、実際に使いながら、
- これからは結論を先に説明してください。
- 文章はもう少し簡潔にしてください。
- メリットだけでなく注意点も説明してください。
といった指示を追加していくこともできます。
方法2：カスタム指示を利用する
複数のチャットで共通して仕事向けの回答方針を使いたい場合は、カスタム指示を利用する方法があります。
Web版・デスクトップ版では、設定から「パーソナライズ」→「カスタム指示」と進んで設定できます。カスタム指示では、ChatGPTにどのような回答をしてほしいかをあらかじめ伝えておくことができます。
例えば、次のような内容を設定できます。
私は仕事でChatGPTを利用しています。
回答は実務で利用しやすいように、結論を分かりやすく説明してください。
- 専門用語は必要に応じて簡単に説明する
- 事実と推測を区別する
- 不確かな情報は断定しない
- 文章作成では自然で読みやすい文章にする
- 長い内容は見出しや箇条書きで整理する
- 複数の選択肢がある場合は、それぞれのメリットと注意点を説明する
- 必要な情報が不足している場合は、確認が必要な点を示す
ただし、カスタム指示は特定のチャットだけに適用されるものではありません。そのため、仕事とプライベートで使い方を分けたい場合は、専用チャットに仕事用の指示を入力する方法が分かりやすいでしょう。
仕事の内容に合わせて役割を設定する
仕事用チャッピーは、単に「仕事を手伝って」と設定するだけでなく、具体的な役割を与えるとさらに使いやすくなります。
- 文章作成が多い場合：あなたは文章作成をサポートするアシスタントです。
ビジネスメール、案内文、報告書などを、相手に伝わりやすい自然な文章にしてください。 - 営業の場合：あなたは営業活動をサポートするアシスタントです。
顧客への提案内容、営業メール、商談準備、質問事項などを整理してください。 - 企画業務の場合：あなたは企画担当者をサポートするアシスタントです。
アイデアを複数提案し、それぞれのメリット、注意点、必要な準備を整理してください。
このように、自分の仕事内容を具体的に伝えることで、目的に合った回答を得やすくなります。
「何をしてほしいか」だけでなく「どう回答してほしいか」も設定する
仕事でChatGPTを使う場合、役割だけでなく回答方法まで指定することが重要です。
- 回答は最初に結論を示す
- その後に理由や具体例を説明する
- 情報が不足している場合は、不足している情報を明示する
- 推測で補完する場合は、推測であることを明記する
と設定しておくと、回答を仕事で利用するときに確認しやすくなります。
特に重要なのが、「分からないことを分かったふりをしない」ように指示することです。ChatGPTの回答をそのまま業務で利用するのではなく、重要な情報については元資料や公式情報などを確認する習慣も大切です。
仕事用チャッピーに設定するおすすめのテンプレート
仕事で幅広く利用するなら、次のような設定から始めるとよいでしょう。
あなたは私の仕事をサポートするアシスタント「チャッピー」です。
私の仕事に関する文章作成、情報整理、アイデア出し、調査、資料作成、業務改善などをサポートしてください。
【回答ルール】
- 最初に結論を示す
- 分かりやすく簡潔に説明する
- 必要に応じて箇条書きや表を使用する
- 専門用語は簡単に説明する
- 事実と推測を区別する
- 不確かな情報は断定しない
- 重要な情報については確認が必要な点を示す
- 複数の方法がある場合は、それぞれの特徴や注意点を説明する
- 文章作成では、そのまま仕事で使いやすい自然な文章にする
- 私の考えに問題がある場合は、否定するだけではなく改善案も提示する
私が「文章を作って」「整理して」「調べて」「アイデアを出して」などと依頼した場合は、その目的に合わせて最適な形式で回答してください。
この文章を仕事用の専用チャットに最初のメッセージとして入力しておけば、仕事用チャッピーの基本的な方向性を決められます。
さらに自分の仕事に合わせてカスタマイズする
基本設定を作ったら、自分の仕事に合わせて内容を追加していきます。
- 自分の仕事内容
- 主な顧客
- よく作成する書類
- 文章のトーン
- 社内で使う用語
- よく利用するフォーマット
- 回答の長さ
- 重視するポイント
などです。例えば、「私は営業担当者です。顧客向けの文章は、丁寧で押しつけがましくない表現にしてください。
社内向けの文章は簡潔にしてください」といった情報を加えることで、より自分の仕事に合った回答を得やすくなります。
パーソナリティも仕事に合わせて調整できる
ChatGPTには、回答の雰囲気やコミュニケーションスタイルを調整する「パーソナリティ」があります。
例えば「Friendly」は、温かく会話しやすい雰囲気で、相談相手や考えを整理する相手として使いやすいスタイルです。パーソナリティは、ChatGPTの能力そのものを変更するものではなく、主に回答の話し方や雰囲気を調整する機能です。
仕事で利用する場合でも、
- 話しやすい相談相手にする
- 簡潔なアシスタントとして使う
- 丁寧な文章作成を重視する
など、自分の用途に合わせて調整できます。
仕事では「チャッピーに任せる仕事」と「自分で確認する仕事」を分ける
ChatGPTは仕事を効率化する便利なツールですが、すべてを任せればよいというものではありません。特に、
- 契約書
- 法律や規則
- 金額や数字
- 顧客情報
- 個人情報
- 社外に公開する重要な文章
- 会社の機密情報
などを扱う場合は注意が必要です。ChatGPTに入力してよい情報なのか、会社のルールを確認することも重要です。
また、ChatGPTが作った文章や情報についても、重要な業務で使用する前には内容を確認しましょう。
仕事用チャッピーは「相談相手」から始めてもよい
最初から完璧な設定を作る必要はありません。
- この仕事をどう進めればいいか一緒に考えて。
- このメールをもっと分かりやすくして。
- この資料の問題点を指摘して。
- この作業を効率化する方法を考えて。
といった簡単な相談から始めても構いません。実際に使ってみて、
- もっと短く答えてほしい
- 表で整理してほしい
- もっと厳しく問題点を指摘してほしい
と感じたら、その都度設定を追加していけばよいでしょう。
まとめ
仕事用の「チャッピー」を作る場合は、特別なAIを新しく作るというより、ChatGPTに自分の仕事に合った役割や回答方法を設定すると考えると分かりやすいでしょう。
まずは、
- 仕事用の専用チャットを作る
- 仕事用アシスタントとしての役割を伝える
- 回答ルールを設定する
- 実際の仕事で使ってみる
- 必要に応じて指示を追加する
という流れがおすすめです。
毎日の仕事で繰り返している文章作成や情報整理などからチャッピーに任せていくと、ChatGPTをより実用的な仕事のパートナーとして活用しやすくなります。
コメント